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Executive Assistant (m/f/x)

Permanent employee, Full or part-time · Heilbronn, München (81671)
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Über uns
Die appliedAI Initiative unterstützt die europäische Industrie dabei, das KI-zeitalter mitzugestalten und so eine lebenswerte Zukunft zu schaffen. Durch unser Ökosystem aus starken Partnern, umfassenden Programmen, Dienstleistungen und Lösungen bringen wir Unternehmen auf ihrer KI-Reise ganzheitlich voran. Mit unserem einzigartig diversen, interdisziplinären und engagierten Team bauen wir auf tiefes technisches Fachwissen und spezialisieren uns gleichzeitig auf die Anwendbarkeit der Lösungen. Wir teilen ein Mindset der Zusammenarbeit und Offenheit mit unserem Ökosystem aus führenden Unternehmen und Technologieakteuren. Unser gemeinsames Ziel ist es, die europäische Landschaft zu stärken und gemeinsam einzigartiges Wissen für die Anwendung vertrauenswürdiger KI zu schaffen.
Deine Aufgaben
Wir suchen einen erfahrenen und engagierten Executive Assistant (m/f/x), der sowohl Andreas Liebl, den Geschäftsführer der appliedAI Initiative GmbH, als auch Frauke Groll, die Geschäftsführerin des appliedAI Institute gGmbH, in ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, in einem anspruchsvollen und innovativen Umfeld zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Werde Teil unseres Teams und leiste einen wichtigen Beitrag auf unserem Weg Europas Industrie für den Wettbewerb im Zeitalter der KI voranbringen.
Deine Aufgaben sind:

  • Effektive Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführer, einschließlich Planung von Meetings und Reisen
  • Organisation und Koordination von internen und externen Reden und Terminen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und Protokollen
  • Koordination von Besprechungen, einschließlich Teilnehmermanagement, Materialvorbereitung, Raumeinrichtung und Problemlösung
  • Unterstützung des Chief of Staff (m/f/x) in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten
  • Abstimmung von Vortrags-Engagements einschließlich Terminkoordination, Angebots- und Rechnungsstellung
  • Pflege von Kontaktdaten im CRM System 
  • Unterstützung bei operativen Sonderthemen sowie die Möglichkeit, Ideen zur Verbesserung der täglichen und laufenden Arbeit der Geschäftsführer einzubringen
Dein Profil
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Assistenz von C-Level Executives 
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Verbindlichkeit
  • Sicherer Umgang mit digitalen Tools (wir nutzen hauptsächlich Google Workspace)
  • Eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Engagement
  • Liebe zum Detail mit der Fähigkeit, Gründlichkeit und Genauigkeit zu erreichen.
  • Du kommunizierst fließend auf Deutsch und Englisch
  • Bereitschaft und Motivation, in einem dynamischen und sich schnell verändernden Umfeld zu arbeiten
Deine Vorteile
Ein hoch qualifiziertes und motiviertes Team aus ~120 Personen ist auf dem Weg, die europäische KI Landschaft zu verändern. Das sind deine Vorteile:
  • Flexibler Arbeitsort: Wahlmöglichkeit zwischen unseren neuen Offices im House of Communication in München, dem Innovation Park Artificial Intelligence in Heilbronn sowie umfangreichen Home-Office-Möglichkeiten
  • Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Projekten und die Entwicklung neuer, origineller Inhalte zu gestalten, die auf den neuesten Entwicklungen in der KI und ihrer Anwendung in Unternehmen basieren.
  • Du möchtest etwas über Robotik, autonome Drohnen oder Smart Factory lernen? All das gibt es bei appliedAI.
  • Eine Atmosphäre, die zum Neu-Denken und Experimentieren mit neuer Software, Hardware und Prozessen anregt.
  • Zugang zu den neuesten Technologien sowie Budget für Weiterbildungen.
  • Einfluss und Verantwortung bei der Skalierung unserer Organisation zu einer Leuchtturminitiative für Europa, die die Zukunft unserer Wirtschaft verändert.
  • Die hottest topics des nächsten Jahrzehnts und Freiheit und Vertrauen, eigene Aktivitäten zu initiieren.
  • Eine sichtbare Initiative, die dir hilft, ein Netzwerk aus Start-ups, Partnern und Technologieunternehmen aufzubauen.
  • Diverse weitere Benefits, wie z.B. Mobilitätsbudget, JobRad, Teamevents, Mitgliedschaft im MakerSpace und die Sportmitgliedschaft Egym Wellpass.
Kontakt
Lucas Fernandes - Senior Talent Acquisition Specialist
appliedAI Initiative GmbH, August-Everding-Str. 25, 81671 ​München
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About us
The appliedAI Initiative elevates Europe’s industry to become shapers in the age of AI, creating a future that we desire to live in. Through our ecosystem of strong partners, comprehensive programs, services and solutions we advance companies holistically on their AI journey. With our uniquely diverse, interdisciplinary, and driven team, we build on deep technical expertise while specializing on applicability of the solutions. We share a mindset of collaboration and openness with our ecosystem of leading companies and tech players. Our common goal is to strengthen the European landscape, jointly creating unique knowledge for applying trustworthy AI.
Your mission
We are looking for an experienced and committed Executive Assistant (m/f/x) who will support both Andreas Liebl, the managing director of the appliedAI Initiative GmbH, and Frauke Groll, the managing director of the appliedAI Institute gGmbH, in their daily tasks. This role offers you the opportunity to work in a challenging and innovative environment and make an important contribution to the smooth running of business operations. Become part of our team and make an important contribution to our journey to advance Europe's industry to compete in the age of AI.
Your tasks will be:

  • Effectively manage the executive director's schedule, including scheduling meetings and travel
  • Organization and coordination of internal and external keynotes and appointments, including the preparation of documents and protocols
  • Coordinate meetings, including participant management, material preparation and room setup, with a good problem solving skills for handling unexpected situations
  • Supporting the Chief of Staff (m/f/x) in the creation of presentations, reports and other business documents
  • Coordination of speaking engagements including appointment coordination, offers and invoicing
  • Maintaining contact details in the CRM system
  • Support with special operational issues as well as the opportunity to contribute ideas to improve the daily and ongoing work of the managing directors
Your profile
  • Successfully completed commercial vocational training or comparable with several years of professional experience assisting C-level executives
  • Communication and teamwork skills as well as a commitment 
  • Confident use of digital tools (we mainly use Google Workspace)
  • Independent and careful way of working, reliability, organizational skills and commitment
  • Attention to detail with the ability to achieve thoroughness and accuracy.
  • You communicate fluent in German and English
  • Willingness and motivation to work in a dynamic and rapidly changing environment
What we offer
A highly qualified and motivated team of ~120 people is on a journey to change the rapidly evolving European AI Landscape.

  • Flexibility to switch between our office spaces in Munich (House of Communication), Heilbronn (IPAI - Innovation Park Artificial Intelligence) and work from home
  • Opportunity to shape a variety of projects and the development of new, original content based on the latest developments in AI and its adoption in businesses
  • You will have access to the newest technologies in the AI domain, budget to drive the education program and peers to develop with
  • An atmosphere that encourages to think and experiment in new ways with software, hardware, and processes.
  • Hottest topics of the next decade and freedom and trust to initiate own activities
  • A highly visible initiative that helps you build a large and high-level network of start-ups, partners, and tech companies
  • Budget to visit important conferences, read up on papers and develop your skills with the team - potentially showcasing results at e.g. GTC
  • Further benefits include egym wellpass membership, public transport subsidy, JobRad leasing option, etc. 
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