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(Senior) Executive Assistant (m/f/x)

Festanstellung, Teilzeit · München (81671)
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Über uns
Die appliedAI Initiative unterstützt die europäische Industrie dabei, das KI-Zeitalter mitzugestalten und so eine lebenswerte Zukunft zu schaffen. Durch unser Ökosystem aus starken Partnern, umfassenden Programmen, Dienstleistungen und Lösungen bringen wir Unternehmen auf ihrer KI-Reise ganzheitlich voran. Mit unserem einzigartig diversen, interdisziplinären und engagierten Team bauen wir auf tiefes technisches Fachwissen und spezialisieren uns gleichzeitig auf die Anwendbarkeit der Lösungen. Wir teilen ein Mindset der Zusammenarbeit und Offenheit mit unserem Ökosystem aus führenden Unternehmen und Technologieakteuren. Unser gemeinsames Ziel ist es, die europäische Landschaft zu stärken und gemeinsam einzigartiges Wissen für die Anwendung vertrauenswürdiger KI zu schaffen.
Deine Aufgaben
Wir suchen Dich als (Senior) Executive Assistant (m/f/x) zur Unterstützung von Andreas Liebl, unserem Geschäftsführer der appliedAI Initiative GmbH, in seinen täglichen Aufgaben. Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, in einem anspruchsvollen und innovativen Umfeld zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Werde Teil unseres Teams und trage dazu bei, Europas Industrie im Zeitalter der KI wettbewerbsfähig zu machen.  
 
 Deine Aufgaben sind: 
 
  • Effektive Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers, einschließlich Planung von Meetings und Reisen
  • Koordination von Besprechungen, einschließlich Teilnehmermanagement, Materialvorbereitung, Raumeinrichtung und Problemlösung
  • Unterstützung der Chief of Staff in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten
  • Abstimmung von Vortrags-Engagements einschließlich Terminkoordination, Angebots- und Rechnungsstellung
  • Unterstützung der Geschäftsführung (und des Directors Teams) bei administrativen Tätigkeiten (bspw. Vertragsmanagement, CRM Datenbankpflege)
Dein Profil
  • Professioneller Background: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in der Assistenz auf Executive-Ebene
  • Präzision und Fokus: Du arbeitest strukturiert, erkennst Details, die den Unterschied machen und stellst hohe Ansprüche an die Qualität Deiner Ergebnisse
  • Eigenverantwortlich & zuverlässig: Du denkst mit, handelst selbstständig und behältst auch bei hoher Taktung den Überblick
  • Starke Kommunikationsfähigkeit: Du überzeugst durch klare, verbindliche Kommunikation und trittst souverän gegenüber internen wie externen Ansprechpartnern auf
  • Technologisch fit: Du arbeitest sicher mit digitalen Tools (v. a. MS Office) und hast ein echtes Interesse an modernen Technologien – insbesondere an der Nutzung von KI-Tools, um Prozesse smarter zu gestalten
  • Sprachlich versiert: Du kommunizierst sicher und professionell auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich
  • Dynamisch & belastbar: Du fühlst Dich in einem Umfeld wohl, das sich schnell verändert und behältst auch unter Druck einen kühlen Kopf
  • Bestenfalls kannst du 15-20 Stunden/Woche verteilt auf mindestens drei Tage arbeiten
Deine Vorteile
  • Ein hochqualifiziertes und motiviertes Team von rund 100 Personen ist auf einer spannenden Reise, um die sich rasant entwickelnde europäische KI-Landschaft zu gestalten.
  • Flexibilität: Flexible Zeiteinteilung, Home Office Möglichkeit, und zentrales Büro am Ostbahnhof in München.
  • Gestalte die Zukunft mit: Arbeite an einer Vielzahl innovativer Projekte und entwickle neue, originelle Inhalte basierend auf den neuesten Fortschritten in der KI und ihrer Anwendung in Unternehmen.
  • Freiraum für kreative Ideen: Eine offene Atmosphäre, die dazu ermutigt, Software, Hardware und Prozesse auf neue und experimentelle Weise zu denken.
  • Die Trendthemen des nächsten Jahrzehnts: Erhalte die Freiheit und das Vertrauen, eigene Initiativen voranzutreiben.
  • Ein starkes Netzwerk: Werde Teil einer hoch sichtbaren Initiative und knüpfe wertvolle Kontakte zu Start-ups, Partnern und Tech-Unternehmen.
  • Bleib aktiv: Dank unserer Wellpass-Mitgliedschaft hast du Zugang zu Tausenden von Sporteinrichtungen in ganz Deutschland (und darüber hinaus).
  • JobRad-Leasing-Option: Nutze die Möglichkeit, dir dein eigenes Dienstrad zu leasen.
  • Sabbatical-Möglichkeit: Nach drei Jahren Betriebszugehörigkeit kannst du dir eine Auszeit von bis zu drei Monaten nehmen – denn manchmal reichen 30 Urlaubstage nicht aus, um die Schönheit dieser Welt zu entdecken.
Kontakt
Lucas Fernandes - Senior Talent Acquisition Specialist
appliedAI Initiative GmbH, August-Everding-Str. 25, 81671 München
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About us
Die appliedAI Initiative unterstützt die europäische Industrie dabei, das KI-Zeitalter mitzugestalten und so eine lebenswerte Zukunft zu schaffen. Durch unser Ökosystem aus starken Partnern, umfassenden Programmen, Dienstleistungen und Lösungen bringen wir Unternehmen auf ihrer KI-Reise ganzheitlich voran. Mit unserem einzigartig diversen, interdisziplinären und engagierten Team bauen wir auf tiefes technisches Fachwissen und spezialisieren uns gleichzeitig auf die Anwendbarkeit der Lösungen. Wir teilen ein Mindset der Zusammenarbeit und Offenheit mit unserem Ökosystem aus führenden Unternehmen und Technologieakteuren. Unser gemeinsames Ziel ist es, die europäische Landschaft zu stärken und gemeinsam einzigartiges Wissen für die Anwendung vertrauenswürdiger KI zu schaffen.
Your mission
Wir suchen Dich als (Senior) Executive Assistant (m/f/x) zur Unterstützung von Andreas Liebl, unserem Geschäftsführer der appliedAI Initiative GmbH, in seinen täglichen Aufgaben. Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, in einem anspruchsvollen und innovativen Umfeld zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Werde Teil unseres Teams und trage dazu bei, Europas Industrie im Zeitalter der KI wettbewerbsfähig zu machen.  
 
 Deine Aufgaben sind: 
 
  • Effektive Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers, einschließlich Planung von Meetings und Reisen
  • Koordination von Besprechungen, einschließlich Teilnehmermanagement, Materialvorbereitung, Raumeinrichtung und Problemlösung
  • Unterstützung der Chief of Staff in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten
  • Abstimmung von Vortrags-Engagements einschließlich Terminkoordination, Angebots- und Rechnungsstellung
  • Unterstützung der Geschäftsführung (und des Directors Teams) bei administrativen Tätigkeiten (bspw. Vertragsmanagement, CRM Datenbankpflege)
Your profile
  • Professioneller Background: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in der Assistenz auf Executive-Ebene
  • Präzision und Fokus: Du arbeitest strukturiert, erkennst Details, die den Unterschied machen und stellst hohe Ansprüche an die Qualität Deiner Ergebnisse
  • Eigenverantwortlich & zuverlässig: Du denkst mit, handelst selbstständig und behältst auch bei hoher Taktung den Überblick
  • Starke Kommunikationsfähigkeit: Du überzeugst durch klare, verbindliche Kommunikation und trittst souverän gegenüber internen wie externen Ansprechpartnern auf
  • Technologisch fit: Du arbeitest sicher mit digitalen Tools (v. a. MS Office) und hast ein echtes Interesse an modernen Technologien – insbesondere an der Nutzung von KI-Tools, um Prozesse smarter zu gestalten
  • Sprachlich versiert: Du kommunizierst sicher und professionell auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich
  • Dynamisch & belastbar: Du fühlst Dich in einem Umfeld wohl, das sich schnell verändert und behältst auch unter Druck einen kühlen Kopf
  • Bestenfalls kannst du 15-20 Stunden/Woche verteilt auf mindestens drei Tage arbeiten
What we offer
  • Ein hochqualifiziertes und motiviertes Team von rund 100 Personen ist auf einer spannenden Reise, um die sich rasant entwickelnde europäische KI-Landschaft zu gestalten.
  • Flexibilität: Flexible Zeiteinteilung, Home Office Möglichkeit, und zentrales Büro am Ostbahnhof in München.
  • Gestalte die Zukunft mit: Arbeite an einer Vielzahl innovativer Projekte und entwickle neue, originelle Inhalte basierend auf den neuesten Fortschritten in der KI und ihrer Anwendung in Unternehmen.
  • Freiraum für kreative Ideen: Eine offene Atmosphäre, die dazu ermutigt, Software, Hardware und Prozesse auf neue und experimentelle Weise zu denken.
  • Die Trendthemen des nächsten Jahrzehnts: Erhalte die Freiheit und das Vertrauen, eigene Initiativen voranzutreiben.
  • Ein starkes Netzwerk: Werde Teil einer hoch sichtbaren Initiative und knüpfe wertvolle Kontakte zu Start-ups, Partnern und Tech-Unternehmen.
  • Bleib aktiv: Dank unserer Wellpass-Mitgliedschaft hast du Zugang zu Tausenden von Sporteinrichtungen in ganz Deutschland (und darüber hinaus).
  • JobRad-Leasing-Option: Nutze die Möglichkeit, dir dein eigenes Dienstrad zu leasen.
  • Sabbatical-Möglichkeit: Nach drei Jahren Betriebszugehörigkeit kannst du dir eine Auszeit von bis zu drei Monaten nehmen – denn manchmal reichen 30 Urlaubstage nicht aus, um die Schönheit dieser Welt zu entdecken.
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Lucas Fernandes - Senior Talent Acquisition Specialist
appliedAI Initiative GmbH, August-Everding-Str. 25, 81671 München
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